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Der richtige Projektstart

Nachdem auf den vorherigen Seiten mehr eine allgemeine Sichtweise auf das Projekmanagement vorhanden ist, soll es auf diese Seite ganz konkret um eine extrem wichtige Phase eines Projektes gehen: Dem Projektstart. Im Folgenden werden einer Checkliste die Punkte aufgeführt, die zum Start hin beachtet werden sollten und dabei helfen, das Projekt von Anfang an richtig aufzugleisen und im richtigen Licht mit allen Details zu sehen. Denn nur wer am Anfang schon alles sieht, kann auch alles notwendige berücksichtigen und erspart sich Überflüssiges.

Warum ist ein richtiger Start so wichtig?
Die Antwort ist relativ einfach, leicht einsichtig und kann in einen einzigen Satz formuliert werden: Der Projektstart stellt am Anfang die Weichen für den Ablauf des Projekts und prägt daher mehr oder weniger den gesamten Verlauf und damit auch den Erfolg oder Mißerfolg des Projektes. Werden falsche oder gar keine Weichen aufgrund von fehlenden oder falschen Informationen bzw. aufgrund einer zu laschen Einstellung gestellt, verläuft auch das Projekt in die falsche oder unkontrolliert in irgendeine Richtung. Ob das Ziel so fristgerecht getroffen werden kann ist fraglich.

Eine gute abgeschlossene Planung ist die halbe Miete
Auch wenn die Zeit schon von Anfang an drängt, das Projekt möglichst schnell zu beenden indem man sofort mit den ersten Arbeiten beginnt, muß man sich als Projektverantwortlicher die Zeit nehmen und zusammen mit den Beteiligten (Stakeholdern), das Projekt in einen für alle sichtbaren Rahmen betten. Angebliche Zeiteinsparung durch unmittelbares Anfangen einzelner Projektaufgaben ohne eine übergeordnete Planung führt in späteren Phasen leicht zu Problemen, die mit aufwendiger und kostspieliger Nacharbeit korrigiert werden müssen. Selbst wenn keine Probleme durch diese Vorgehensweise auftreten passiert es sehr häufig, daß etwas zu viel, zum falschen Zeitpunkt, nicht im richtigen Maße oder gar etwas  Falsches getan worden ist. Dieses muß zunächst einmal nicht weh tun, aber es war für das Projekt vollkommen unnütz, wenn nicht sogar schädlich. Egal wie: Mit einem ungeplanten Projektstart erlangt man eine Garantie für die Verschwendung kostbarer Ressourcen und setzt den Projekterfolg aufs Spiel.

Eine Vision des Projektes entwickeln
Von dem Projekt sollte es in den Köpfen der Beteiligten schon von Anfang an ein möglichst konkretes Abbild geben, das man im weiteren Verlauf immer vor Augen haben kann. Der Projektverantwortliche muß daher dem Projektteam schon zu Beginn eine Vision des Projektes geben, in der die Projektspezifikation, seine Randbedingungen und insbesondere die Ziele klar erkennbar sind und so das Team zu einer kreativen und enthusiastischen Mitarbeit unterstützt. Wer Bild des Projektes vor Augen hat, kann seine Arbeit mit den Projektzielen vergleichen: Die Gefahr etwas falsches zu tun ist gering.
Um dieses Bild zu erzeugen muß zum Projektstart hin intensiv kommuniziert werden. Auftretende Konflikte müssen in dieser Phase gelöst werden. Der Projektleiter sollte durch Überzeugungskraft und nicht durch machthaberische Posen das Projekt und das Team auf die geplante Spur bringen.

Standards im Projektmanagement
Standardisierte Vorgehensweisen des Projektmanagements sorgen dafür, daß ein Projekt erfolgreich begonnen und zu Ende geführt wird. Obwohl jedes Projekt anders ist sorgen diese dafür, daß eine Konsistenz auch über Projektgrenzen hinaus erreicht wird, um Erfahrungen von einem Projekt auf andere zu übertragen und um eine einheitliche Darstellung bzw. Archivierung gewährleisten zu können. Zu diesen Standards zählt auch ein wohl durchdachter Projektstart, der globale Projektparameter berücksichtigt.

Auf was also muß ein Projektleiter schon am Anfang seines Projektes achten, um mit einem Startschuß für das Projekt eine ideale Ausgangsbasis zu schaffen und damit die richtige Richtung einzuschlagen? Im weiteren sind die wichtigsten Punkte aufgeführt:

1. Klärung des Auftrags mit dem Auftraggeber
Oft kommt es vor, daß Projekte ohne eine Klarstellung der Projektziele begonnen werden. Dieses ist eine sichere Garantie dafür, daß nicht die richtigen Aufgaben angepackt werden. Auch wenn es aus der Sicht des Auftragnehmers (augenscheinlich) klar ist, was der Auftraggeber von dem Projekt erwartet, sollte dennoch jedes Detail besprochen und in einem Projektdokument festgehalten sein. Zu oft existieren unterschiedliche Ansichten darüber, wie das Projekt verlaufen soll. Daher sind folgende Fragen zu Beginn mit dem Auftraggeber eindeutig zu klären:

• Projektname
  Jedes Projekt braucht einen Namen mit dem man es identifiziert ("Nomen est omen")
• Ziel des Projektes
  Was soll erreicht werden und innerhalb welchen Zeitrahmens?
• Zeitliche Verlauf
  Bei dem zeitlichen Verlauf sind bestimmte Meilensteine zu definieren, um auch während des Projektverlaufes ein qualitatives als auch ein zeitliches Gelingen des Projektes zu überprüfen.
• Kriterien für das Ende des Projektes
  Was sind die Kriterien für die erfolgreiche Beendigung des Projektes? Diese Kriterien werden i.d.R. durch den Auftraggeber definiert und müssen festgehalten werden.
• Nutzen des Projektes
  Ein Projekt stellt nicht nur einfach eine bestimmte Menge an Arbeit dar, es hat für unterschiedliche Gruppen einen bestimmten Nutzen, der über die Phase des Projektes hinaus wirkt. Nutzen hat der Auftraggeber, das Unternehmen, der Projektleiter und alle Projektmitarbeiter und viele weitere Gruppen. Wenn ein Nutzen für die Projektbeteiligten sichtbar ist, fällt es leichter diese für das Projekt zu motivieren und u.U. durch kritische Phasen zu führen. Dieser Punkt fällt mit den Bereich der Vision eines Projektes.
• Projektrisiken
  Risiken beschäftigen sich mit der Wahrscheinlichkeit und den Auswirkungen bestimmter Ereignisse, die mit dem Projekt nicht passieren sollten. Sich mit diesen möglichen Ereignissen schon zu Beginn zu beschäftigen dient der Vorbeugung bzw. der Risikominimierung durch Reduzierung der Eintrittswahrscheinlichkeit oder durch die Minimierung der Auswirkungen auf das Projekt für den Fall, daß dieses nicht gewollte Ereignis Ereignis eintritt.
• Projektbudget
  Welche finanziellen, materiellen Mittel und andere Ressourcen stehen auf beiden Seiten zu Verfügung, um das Projekt zu bearbeiten. Diese Übersicht ist wichtig, damit zu einem bestimmten Zeitpunkt das Projekt nicht gestoppt werden muß, weil bestimmte Mittel gerade oder überhaupt nicht mehr zu Verfügung stehen.
• Projektleitung
  Wer ist verantwortlich für die Leitung des Projektes und stellt somit der Ansprechpartner für alle wesentlichen Fragen des Projektes dar. Die Projektleitung trifft bestimmte Entscheidungen bzw. sorgt dafür, daß eine Entscheidungsfindung erfolgt.
• Projektteam
  Wer gehört zu dem Projektteam und hat welche Aufgaben? (s.u.)
• Projektschnittstellen
  Oft ist ein Projekt nicht unabhängig von anderen Projekten zu betrachten. Hier gilt es die Schnittstellen zu den anderen Projekten zu erkennen und über eine vollständige Spezifikation ein koordiniertes projektübergreifendes Arbeiten zu ermöglichen.
• ...

2. Analyse des Projektumfeldes
Das Umfeld es Projektes kann aus dem Auftraggeber, Projektteam, möglichen Kunden, Betriebsrat und anderen Gruppen bestehen. Einzelne dieser Gruppen können jeweils einen nicht zu unterschätzenden Einfluß auf den Erfolg des Projektes haben. Daher ist es für den Gesamtüberblick wichtig, eine Auflistung aller Gruppen dieses Umfeldes, sowie deren möglichem positiven als auch negativen Einfluß auf das Projekt zu erstellen:

• Wer sind die Freunde, die Feinde und die neutral gestellten des Projektes?
• Wie können diese sich auf das Projekt auswirken?

3. Projektbetroffene
Aus dem Projektumfeld gibt es immer mehr von dem Projekt Betroffene als man zunächst denkt. Ziel dieser zu erstellenden Liste ist es, die Betroffenen auf die richtige Weise in das Projekt mit einzubinden oder diese regelmäßig und in gebührendem Maße zu informieren oder mit Zwischenergebnissen zu versorgen:

• Wer muß oder möchte an dem Projekt beteiligt werden?
• Wie stehen die Betroffenen zu dem Projekt und was können diese für das Projekt machen?
• Welche Informationen benötigen diese um am Projekt angemessen zu partizipieren?

4. Analyse der Projektgeschichte
Oft hat ein Projekt auch eine Vorgeschichte, die vor dem Einsatz eines (neuen) Projektleiters stattfand. Aus dieser Historie können häufig viele Informationen gewonnen werden, mit denen man Problemen im aktuellen Projekt leicht aus dem Weg gehen kann. Aus der Historie heraus sind folgende Punkte zu erforschen:

• Was genau ist die Historie des Projektes. Einige Punkte, die diese Historie ausmachen, sind Projektstart, Projektende und das damalige Team? Welche Probleme und deren Lösungen, Gründe für den Abbruch von Arbeiten, Zeitpläne, usw. gab es?
• Wer hat die meisten Informationen und mit wem kann man am besten über die Historie sprechen?
• Wo lagen in der Vergangenheit die Probleme und was hätte getan werden müssen, um diese zu verhindern?
• Worin liegt der Ursprung des Projektes begründet und wer hat die Ziele des Projektes definiert?

5. Bildung eines starken Projektteams
Ein starkes und fähiges Projektteam ist die Basis für ein erfolgreiches Projekt. Ohne diese Stärken mangelt es im Projekt früher oder später an dem passenden Know-how oder es kommt zu Reibungsverlusten. Beides führt zu Verzögerungen und kostet eine Menge Geld. Die Zeitinvestition in die Bildung des Projektteams ist daher auf lange Sicht gesehen sehr lohnenswert.

6. Erstellung eines Projektplans
Mit dem Projektplan wird die weitere Vorgehensweise im Projekt festgelegt. Dazu ist es wichtig, das Projekt in übersichtliche und handhabbare Teilaufgaben bzw. Teilprojekte aufzugliedern, die in sequentiellen und parallelen Strukturen miteinander verbunden sind (WBS, Work Breakdown Structure). Diese Teilaufgaben müssen folgende Eigenschaften haben, die bereits auf der Seite Projektanalyse und in der Checkliste beschrieben werden.

7. Entwicklung eines Gantt Charts
Aus den Ergebnissen des Projektplanes wird ein so genanntes Gantt Chart erstellt. Dieses stellt eine eine Methode des Projektmanagements dar, um den Fortschritt des Projektes in der Durchführungsphase zu bestimmen. Das Gantt Chart ist ein Dokument und beinhaltet detailliert die Abfolge und die Abhängigkeiten der Teilaufgaben, sowie deren erwarteter Dauer. Anhand des aktuellen Status begonnener Aufgaben läßt sich neben Weiterem eine Aussage generieren, wann eine nächste Teilaufgabe begonnen werden kann. Ebenso läßt sich durch Analyse schon vor dem Beginn der ersten Aufgabe der so genannte kritische Pfad ermitteln. Dieser definiert denjenigen Pfad durch das Projekt, dessen Arbeitspakete keinesfalls verzögert werden dürfen, damit das Projekt fristgerecht beendet werden kann.

8. KickOff Meeting
Nach der Bildung des Projektteams sollte ein so genanntes KickOff Meeting durchgeführt werden, in dem das Projekt in allen Details und das gesamte Team mit seinen Mitgliedern untereinander vorgestellt werden:

• Vorstellung des Projektes und seiner Spezifikationen, sowie Einblicke in die Planungsphase
• Kennenlernen der Teammitglieder untereinander
• Persönlicher Erwartungen der Mitglieder
• Stärken und Schwächen des Projektteams (bezogen auf das Projekt)
• Definitionen, Regeln der Zusammenarbeit und methodisches Vorgehen im Projekt
• Kommunikationsstrukturen im Projektteam (Wer informiert wen und wann; wie wird kommuniziert: Email, Telefonkonferenzen, regelmäßige Meetings, Dokumente, ...)
• Tools des Projektmanagements: Projektdokumente, die das Projekt begleiten werden
• Konflikte, die während des Projektes auftreten können. Diese ansprechen und klären.
   

Weitere Regeln für ernannte Projektleiter
Es folgen weitere wichtige Punkte für den Projektleiter, um ein Projekt erfolgreich zu bearbeiten:

• Niemals ein Projekt unterhalb der Minimalforderungen annehmen und sich nicht darauf einlassen, daß das Projekt auch ohne Anwendung der allgemeinen Regeln des Projektmanagements funktioniert !
• Neben den technischen Fähigkeiten spielen zwischenmenschliche Beziehungen eine entscheidende Rolle und sind daher extrem wichtig. Bauen die daher eine gute Beziehung zum Projektteam und den Betroffenen auf und gewinnen Sie ihr Vertrauen
• Bei allem was im Projekt erledigt werden muß: Der Auftraggeber des Projektes ist der wichtigste Teilnehmer des Projektes

   Als Zusammenfassung dieser Seite gibt es im Weiteren eine kurze Checkliste Projektstart.

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