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Einführung

Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist ein überaus interessantes Thema, welches über das “allgemeine  Selbstmanagement” hinaus geht, jedoch in vielen Bereichen Parallelen zu den auf dieser Site aufgeführten Themen aufweist.
Was ein Projekt ist, weiß jeder. Das ist eine 'Arbeit', die man in viele kleinere Arbeitspakete aufteilen kann. Wenn am Ende des Projektes jedes der Arbeitspakete zum richtigen Zeitpunkt erledigt worden ist, gibt ein Resultat oder ein Produkt: Ein Tisch, ein Haus, ein Baukran, eine Software, eine Produktionsstraße für Autos, ein Kraftwerk oder ein ASIC.
Wie die Beispiele schon zeigen, kann mit dem Begriff 'Projekt' die Komplexität, die hinter der Gesamtarbeit steht, nicht näher beschrieben werden. Es gibt kleine einfache Projekte die sehr schnell beendet werden können und es gibt sehr große und komplexe Projekte, die oft Jahre in Anspruch nehmen. Zu Hause lassen sich die kleinen und einfachen 'Projekte' sicherlich so mal eben erledigen. Für einen maßgeschneiderten Schrank brauche ich eine genaue Zeichnung, dann gehe ich das Holz und die Schrauben im Baumarkt kaufen und baue ihn anschließend zu Hause zusammen - fertig. Bei einem Häuslebauer sieht das aber schon ganz anders aus, denn bei einem Haus sind viel mehr Arbeitsschritte nötig und viel mehr Menschen packen mit an. Alles muß gut koordiniert und aufeinander abgestimmt sein - sonst gibt es auf der Baustelle Chaos: Keiner weiß wann wer kommt und wann man selber kommen muß. Wann muß was geliefert werden? ... am Ende wäre das Ergebnis nicht wie erwartet, obwohl es sogar viel teurer geworden ist als vorher angenommen.
Projektmanagement (häufig mit PM abgekürzt) ist - einfach gesprochen - die Planungs- und Koordinationsarbeit, mit der in einem Projekt sämtliche Arbeiten wohl koordiniert und im abgesteckten Rahmen planvoll ablaufen und die gesteckten Ziele, wie gewünscht, in allen Details erreicht werden. Dabei sind die Bedingungen für die Koordination, die Aufgaben, das Ziel sowie der Anfang und das Ende des Projektes einmalig. Typische Charakteristika von Projekten sind:

• Einmaligkeit der Arbeiten
• Komplexität; ein Projekt ist nicht einfach zu bewältigen
• Abgeschlossenheit; es gibt einen Anfang und ein Ende
• Zeitdruck; man hat nicht beliebig Zeit zu Verfügung
• Kostendruck; es stehen nur beschränkte Geldmittel zu Verfügung
• Ändernde Anforderungen; Projektbedingungen können sich ändern
• Das Projekt ist meist bedeutsam

Während der Durchführung muß ständig der Istzustand des Projektes überprüft und mit dem Sollzustand verglichen werden. Dieses ist nötig um Abweichungen zu erkennen und ihnen entgegensteuern zu können. Oder anders herum gesagt: If it can't be measured, it can't be managed!

Projektmanagement gibt es nicht umsonst. Es PM ist ein gewisser Aufwand erforderlich, der bei komplexen Projekten nicht nebenbei erledigt werden kann. Dem gegenüber stehen jedoch Vorteile, die diesen zusätzlichen Aufwand und die dadurch entstehenden Kosten mehr als nur kompensieren:

• PM gibt standardisierte Werkzeuge und Techniken, um das Projekt zu verfolgen, Zeitpläne zu
  handhaben, die Kosten zu kontrollieren, die Qualität zu sichern und die Ressourcen zu verwalten
• PM gibt Sicherheit und verringert das Risiko eines teueren Fehlschlages
• PM gibt dem Projekt eine gewisse Transparenz und fördert seine Akzeptanz
• Bessere interne Koordination und Arbeitsmoral
• PM stellt eine Dokumentation des Projektablaufes dar. Mit dieser Historie lassen
  sich häufig Rückschlüsse auf folgende Projekte ziehen. Erfahrungen, egal ob positive
  oder negative, ebnen den Weg zu neuen Zielen.
• Verbessertes Lernen aus den Ereignissen des Projektes
• Bessere Kontrolle über finanzielle, physikalische und Mitarbeiterressourcen
• Verbesserte Beziehung zum Kunden (Soziales Kapital)
• Kürzere Entwicklungszeiten und geringere Kosten und damit ein höherer Profit
• Höhere Qualität und erhöhte Zuverlässigkeit des Produktes
• Erhöhte Produktivität

Standardisierte PM Werkzeuge und PM Techniken assistieren dem Projektmanager bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Einige Beispiele solcher Werkzeuge sind:

• WBS (Work Breakdown Structure)
• SOW (Statement of Work)
• Gantt Chart bzw. PERT Chart
• Earned Value Analyse (Kostenanalyse)
• Analyse des kritischen Pfades (Zeitplananalyse)

Neben Fähigkeiten für das Projektmanagement sind natürlich Kenntnisse und praktische Erfahrungen aus dem jeweiligen Anwendungsgebiet des Projektes erforderlich, um die Projektplanung durchführen und Ereignisse richtig deuten und Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Erfahrungen aus dem allgemeinen Managementbereich runden das Gesamtbild ab.
Aus diesen genannten Gründen ist unter Projektmanagement keinesfalls zu verstehen, daß man ein Projekt als 'Projektverantwortlicher' zugesprochen bekommt und mehr oder weniger die meisten der Arbeitspakete selber realisiert. Wer sich überwiegend nur auf der Detailebene einzelner Arbeitspakete befindet, kann sich nicht ausreichend um die Koordination und Leitung des Projektes kümmern.

Die einzelnen Aufgaben des Projektmanagements
Projektmanagement ist streng genommen nur ein Oberbegriff, der zahlreiche und vielschichtige Managementaspekte in sich vereint. Projektmanagement beinhaltet global gesprochen Aufgaben der Analyse, Lenkung und Koordination, um das Projekt mit der gewünschten Qualität termingerecht mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen zu seinem Ziel zu führen. Bei näherem Hinschauen sind häufig folgende kritische Erfolgsfaktoren zu erkennen:

• Aufgabeneinschätzung
• Zieldefinition
• Zeitplanung
• Kostenplanung
• Ressourcenplanung
• Organisation
• Störungen, Risikomanagement
• Motivation der Mitarbeiter
• Informationswesen / Kommunikationskultur
• Glück

Dabei gilt es die drei oft konkurrierenden Ebenen Projektbereich, Zeitebene und Kostenebene auszubalancieren. Qualität, Kosten und Zeit bilden hier das magische Dreieck des PM. Hinzu kommen institutionelle und soziale Komponenten.
Projekte können allgemein in die vier Phasen Projektanalyse, Projektplanung, Projektstart, Projektdurchführung und Projektabschluß aufgegliedert werden.

Eine Übersicht der Aufgaben in den Projektphasen gibt es auf dieser Seite.

Was hat Projektmanagement mit Selbstmanagement zu tun?
Eine direkte Verbindung zwischen Selbstmanagement und Projektmanagement zu ziehen ist ein wenig weit her geholt und übertrieben, selbst wenn man versucht, sich selber als Projekt zu betrachten und zu einem erfolgreichen Ziel zu führen. Da aber ein Projekt am Anfang ein festgelegtes Ziel hat, auf das hingearbeitet wird, hätte man sich selbst einen großen Teil seiner Flexibilität beraubt, ... denn im Leben kommt ja immer alles anders als man denkt.
Dennoch lassen sich Teilaspekte des Projektmanagments sowohl bei der alltäglichen Arbeit als auch bei persönlichen Projekten oder “überschaubaren Lebensabschnitten” anwenden um die jeweilige Situation zu verbessern. Dabei ist es nahezu unerheblich, in welcher Disziplin dieses geschieht: Konstruktion, Hausbau, Finanzen, Sport, Planung von Events oder anderen Dingen. Dabei können die auf PM bezogenen Erfahrungen und Fähigkeiten, die in dem einen Bereich gewonnen werden, leicht auch auf andere Bereiche angewendet werden. Allgemeine Erfahrungen sind z.B.:

• Allgemeines planvolles Vorgehen ohne etwas zu überstürzen
• Teilung der Gesamtaufgabe in kleinere Abschnitte mit meßbaren Zwischenergebnissen
• Kontrolle von Abläufen (Nichts dem Zufall überlassen)

Gewisse PM Teilaspekte lassen jedoch direkte Parallelen zum Selbstmanagement zu, insbesondere dann, wenn man durch ein planvolles Vorgehen mit bestimmten Methoden ein gewisses Ziel erreichen will, das durch bestimmte Eigenschaften beschrieben werden kann (Milestones).

Trotzdem möchte ich auf den folgenden Seiten das Projektmanagement nicht aus Sicht des Selbstmanagements beschreiben. Das komplexe Thema Projektmanagement soll vielmehr in seinem eigenen Umfeld kurz vorgestellt und beschrieben werden. Mögliche Rückschlüsse auf sich selbst und seinem ganz persönlichen Selbstmanagement ist dann dem Leser selbst überlassen.