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Zeitkiller

Die folgenden Abschnitte bieten die Möglichkeit, das zur Verfügung stehende Zeitkonto zu Gunsten der freien Zeit zu verbessern. Hierbei ist eine gehörige Portion an Selbstkritik notwendig, um sich nicht selbst zu belügen und seine Tätigkeit oder Arbeitsstruktur im wirklichen Licht zu beleuchten. Ohne dieses geht es nicht! Anschließend muß auch noch Mut und eine ebenso große Beharrlichkeit aufgewendet werden, das ein oder andere eingefahrene Verhalten bei sich abzustellen. Das ist wirklich eine harte Arbeit an sich selbst und sollte keinesfalls unterschätzt werden. Erfolg gibt es nur, wenn man sich und sein eingeschliffenes Verhalten auf lange Zeit gesehen ändert. 'Durchlesen' ergibt vielleicht in den nächsten Tagen einen Aha-Effekt mit einer gewissen Zeitersparnis. In einer Woche fällt man ohne eine langfristige Strategie seinen alten Gewohnheiten gnadenlos wieder zum Opfer. Eine Strategie für einen langfristigen Erfolg muß jedoch jeder für sich selbst entwickeln. Um hierbei eine Unterstützung zu geben wäre ein umfangreiches Buch erforderlich, das ich hier nicht schreiben möchte und das es zu diesem Thema schon in vielen Varianten gibt.

Die folgenden Zeitkiller und Gründe für ihr Vorhandensein sollen nicht pauschal beschrieben werden, so als gäbe es genau nur die aufgeführten und z.T. negativen Gründe. Sehr häufig ist es so, daß man durch äußere Umstände gezwungen wird, etwas auf 'genau diese Art' zu erledigen, ob man nun will oder nicht. Wenn es jedoch dem Leser bei der ein oder anderen Tätigkeit gelingt, einen seiner persönlichen Zeitkiller zu enttarnen und ihn abzustellen, hat er ein wenig Zeit gewonnen - und schon hat sich das Durcharbeiten dieser Seiten gelohnt.

Hier noch ein kleiner Hinweis: Dinge, die mit Absicht aus Spaß an der Freud' gemacht werden - man nennt sie auch Hobbys - sollen von den nächsten Punkten natürlich ausgeschlossen werden, auch wenn sie exakt dem ein oder anderen Zeitkiller entsprechen. Dazu möchte ich bei mir persönlich das Erstellen dieser Seiten  zählen, auch wenn ich hier eine Menge Zeit verbraten habe ;-) Hier zunächst eine kleine Übersichtstabelle zum Thema ‘Zeitkiller’:

Zeitnot und deren Nutzen Arbeitssucht Nutzlose und überflüssige Anwesenheit Effizienz, aber keine Effektivität Alles selber machen Nicht Nein sagen können Unordnung Zu viel Ordnung Sammler und Aufbewahrer Unterbrechungen Zu lange zu viele Besprechungen und Terminnot Mehrere Dinge gleichzeitig Zu viel Interessantes Zu viel Kleinkram Zu viele Telefonate Ungeplante Gespräche und Besuche Ermüdung

Zeitnot und deren Nutzen
Zeitnot wird häufig als ein Statussymbol verwendet: Man hat viel zu tun und ist daher wichtig! Jemand anderes, der schnell etwas abgeschlossen hat und genügend Zeit für andere Dinge hat, wirkt dagegen eher nutzlos und unwichtig. Machen Sie sich frei von dieser Vorstellung und genießen Sie lieber die dadurch gewonnene Zeit. Der angebliche Nutzen, der sich hinter der Zeitnot verbirgt, ist oft vielfältig:

• Es gibt so viel zu tun und nur ich kann dieses erledigen
• Erhoffen oder Einklagen von Sympathie (man hat ja so viel zu tun)
• Eindruck schinden
• Unangenehmen Dingen (die erledigt werden müssen) und Kontakten zu anderen Personen aus dem Weg gehen
• Man kann Dinge bei der Arbeit verfolgen, die zwar Spaß machen, aber u.U. wenig bringen (s. Effizienz und Effektivität)

Arbeitssucht
Sehr häufig begleiten Workaholiker bei ihrer Arbeitssucht negative Eigenschaften wie

• denken nur an die Arbeit
• sind unkooperativ, nicht teamfähig und arrogant
• meckern und klagen häufig, auch über Kleinigkeiten
• haben Angst vor dem Nichtstun, sind daher in der Freizeit nervös, suchen nach Arbeit und betrachten selbst ihr Hobby als eine Leistungsangelegenheit
• verplanen den gesamten Tag, oft auch den der anderen
• sind ich-bezogen und hören daher schlecht oder gar nicht zu
• können nicht delegieren, da sie alles besser können und geben daher auch keine Verantwortung ab

Ist bei Ihnen der ein oder andere Punkt anzutreffen? Im Sinne des Zeitmanagements sollten diese abgestellt werden.

Sich unter Druck setzen
Wer sich selbst unter Druck setzt erzeugt sich selbst Streß und ist damit nicht in der Lage, effektiv zu arbeiten. Manchmal wird der Druck von außen erzeugt und ist mehr oder weniger nicht abwendbar. Häufig jedoch liegt der Druck in der eigenen Denkweise begründet: “Ich will das noch fertig machen bevor ich ...”. Man blockiert so vielleicht andere Dinge, die u.U. wichtiger sind. Wenn keinem - außer einem selber - an der Fertigstellung einer Sache liegt, kann sie auch noch etwas liegen bleiben - keinen stört es und man ist den Druck los.

Nutzlose und überflüssige Anwesenheit
Eine Menge Zeit wird verschenkt, wenn man seine Anwesenheit nicht nach der Fertigstellung der Arbeit ausrichtet, sondern nach seiner Wichtigkeit (oder der seiner Arbeit) und dieses dem Chef durch frühes Kommen und spätes Gehen demonstrieren möchte. Dabei verringert sogar eine wöchentliche Arbeitszeit von mehr als 50 Stunden die Effektivität dramatisch, da die innere Batterie nicht durch einen entsprechenden Ausgleich aufgeladen werden kann. Der Langzeiteffekt: Irgendwann benötigt man wirklich 50 Stunden für eine 40-stunden Arbeit.

Effizienz, aber keine Effektivität
Effizienz bedeutet, die Dinge, die man macht, richtig zu machen. Ist so gesehen zunächst einmal etwas durch und durch Positives. Aber macht man die richtigen Dinge, die zur angestrebten Lösung etwas beitragen? Oder mit anderen drastischen Worten: Bringt das, was ich mache oder geplant habe zu machen,  meine Arbeit oder das Projekt nicht weiter, kann ich mir den gesamten Zeitaufwand dafür sparen und lieber etwas machen, das 'richtig für die Sache' und damit effektiv ist.

Alles selber machen
In dem 'Alles selber machen' steckt eines der größten Zeitkiller. Sehr häufig blockiert man sich hiermit, andere wichtigere Dinge zu erledigen. Bei vielen Arbeiten ist es einfach effektiver, diese zu delegieren und durch jemand anderes ausführen zu lassen. Es muß dabei nicht zwangsweise so sein, daß Arbeiten hierarchisch nach unten delegiert werden. Eine Delegation 'nach oben' aus Gründen der Effektivität kann häufig auch sinnvoll sein. Ein kurzes Telefonat eines Managers bewirkt häufig mehr als das Abrackern eines normalen Angestellten. Aber nicht etwa weil der Manager so genial ist, sondern weil andere, bei denen man etwas bewirken möchte, auf einen Manager häufig anders reagieren. Das kann man für sich nutzen.

Nicht Nein sagen können
Viele kennen dieses: Aus Gutmütigkeit heraus kann man häufig nicht Nein sagen, insbesondere zu Menschen die einem nahestehen und mit denen ein wechselseitiges Geben und Nehmen erfolgt. Andererseits gibt es jedoch auch solche, die ständig (einseitig) Hilfe suchen, dreist sind oder auch einfach nur 'Unterhaltung' suchen, ohne daß einem selber in dem Nachgeben der Bitte irgendwann irgendein Vorteil erwächst. Genau an dieser Stelle bietet ein gewisses Potential an Zeitersparnis. Sicher, keiner sollte eine Bitte mit einem platten Nein beantworten, schon alleine der Höflichkeit wegen. Gibt es triftige Gründe für ein konkretes Nein, sollte man diese auch kundtun. Das erzeugt Verständnis und man wird als ständiger Ja-Sager nicht ausgenutzt.

Unordnung
In Unordnung verbringt man sehr viel Zeit damit, Dinge an allen mögliche Stellen zu suchen, weil man nicht weiß, wo man selber oder andere diese hingelegt haben.
Ordnung zu schaffen ist aber nur dann sinnvoll und erspart Zeit, wenn sie mehr bringt als man für sie aufbringen muß. Hier sei ein Hinweis auf die Pareto-Regel erlaubt: 20% Aufwand für 80% Nutzen. Eine sehr gute Strategie Dinge ordentlich abzulegen ist es, ihnen einen logischen und damit einzigartigen sich selbst erklärenden Platz zu geben. Man muß sich so nicht einen von vielen möglichen Plätzen merken, denn es gibt nur den einen. Beispiel: Ein Auto stellt man ja auch immer in seine Garage oder auf seinem Parkplatz ab und nicht etwa in den Garten oder den Swimmingpool. Man findet das Auto wieder ohne daß man sich merken muß, wo man es gestern abgestellt hat.

Zu viel Ordnung
So wie zu viel Unordnung zeitraubend ist, kann die Aufrechterhaltung von zu viel Ordnung zeitraubend sein. Hier gilt es einen gesunden Mittelweg zu finden und nicht gleich alles vorliegende irgendwo einräumen zu wollen, nur damit es nicht mehr da liegt wo es gerade liegt. Die Strategie, die hinter einer Ordnung stehen sollte ist: Wer sich nicht so viel Merken muß hat mehr Kapazität für Kreativität und geistige Entspannung. Ordnung nur um der Ordnung willen ist dagegen eindeutig den Zeitkillern zuzuordnen. Eine Ordnung, in der man sich wohl fühlen möchte (z.B. ein gemütliches Zuhause), zählt jedoch nicht zu den Zeitkillern! Diese sorgt ja letztenendes für Entspannung und ist somit förderlich.

Sammler und Aufbewahrer
Wer zuviel sammeln und aufbewahren möchte, muß Zeit damit verbringen, dieses zu ordnen, um- und wieder wegzuräumen. Nach einer kritischen Analyse der einzelnen Dinge kommt heraus, daß man das eine oder andere gar nicht braucht, auch nicht später. Manches liegt schon Jahre ungenutzt herum und hat eigentlich nur Arbeit erzeugt. Es macht daher keinen Sinn, diese Dinge einzuordnen. Weswegen auch? Im Gegenteil! Bei der Suche nach etwas liegen die nichtbenötigten Dinge im Weg und müssen zeitraubend beiseite, und hinterher wieder zurück gelegt werden.

Unterbrechungen
Im Büro kennt dieses jeder: Das Telefon klingelt, der Kollege spricht einen an, und schon ist man aus seiner Tätigkeit oder dem Gedankenstrom herausgerissen. Jedesmal, wenn man ab der Unterbrechung fortfahren will, wird zusätzliche und unnötige Zeit investiert. Der Zeitverlust ist besonders hoch, wenn man vor Beendigung der Arbeit 'A' mal eben noch 'B' erledigen soll. Hier wird Arbeit 'A' komplett unterbrochen und man muß häufig bei ihrer Fortsetzung wieder von vorne anfangen.

Zu lange zu viele Besprechungen und Terminnot
Keine Frage, Besprechungen und Termine sind wichtig. Dennoch sind diese nicht zu unterschätzende Zeitkiller, wenn diese schlecht vorbereitet und Themen und Ziele bei den Partnern nicht klar formuliert sind. Andererseits, fallen Gespräche aufgrund von Zeitnot zu kurz aus und können wesentliche Dinge nicht besprochen oder kann keine Lösung erarbeitet werden, ist die für das Gespräch eingesetzte Zeit mehr oder weniger vergebens. Hier ist eine gewisse Ausgewogenheit und ein gleicher Wissensstand (Worum soll es gehen? Was wird von mir verlangt? Was muß ich vorbereiten? ...) der Beteiligten gefragt.

Mehrere Dinge gleichzeitig
Man kann sich immer nur auf eine Sache zu 100% konzentrieren. So ist nun einmal der Mensch konzipiert. Versucht man mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, ist die Gefahr eines Fehlers sehr groß. Es muß dann u.U. noch einmal Zeit aufgewendet werden, um den Fehler zu beseitigen. Selbst wenn es zu keinem Fehler kommt, auf jeden Fall leidet die Effektivität und man sitzt unterm Strich länger an der einen Sache oder das Ergebnis ist einfach qualitativ schlechter.

Zu viel Interessantes
Auch wenn vieles fürchterlich interessant und spannend ist, man kann sich nicht mit allem beschäftigen, es lesen, lernen oder verstehen. Man muß eine Vorauswahl treffen und für sich Prioritäten setzen. Ist der Kollege bereits ein Spezialist auf einem Gebiet, sollte man nicht versuchen, ihm dort Konkurrenz zu machen, sondern sein Wissen zu nutzen und sich auf seine Stärken konzentrieren (hierbei natürlich ein gegenseitiges Geben und Nehmen vorausgesetzt). Ähnliches gilt für das Lesen von Zeitschriften, Emails und Dokumenten: Man kann nicht alles lesen und erst recht nicht sich alles Gelesene merken. Ein Querlesen und sich damit einen Überblick zu verschaffen ist häufig wesentlich effizienter. Wenn man das Gelesene anschließend sinnvoll ablegt (logischer Platz) kann man es - wenn es später benötigt wird - jederzeit ohne viel suchen wiederfinden und sich mit den Details beschäftigen.

Zu viel Kleinkram
Häufig wird es unterschätzt: Der immer wiederkehrende tägliche Kleinkram kostet eine Menge Zeit.
Auswege gibt es genug durch Delegation, 'nein' sagen, durch klare Prioritätensetzung oder auch mal durch das Fallenlassen von unwichtigen Arbeiten ('Konstruktives Schlampen'). Kleinkram bietet sich häufig an, in einer Phase geringer Konzentrationsfähigkeit erledigt zu werden (s.u. Ermüdung).

Telefon, ungeplante Gespräche und Besuche
Das Telefon ist eines der Werkzeuge, von denen sich viele unterbrechen lassen, und zwar uneingeschränkt. Der Grund ist wohl der - neben Neugierde und Höflichkeit abzuheben - daß der Anruf wichtig sein könnte und man vorher nicht weiß, ob man hätte abheben sollen oder nicht. Unabhängig von den enormen Vorteilen des Telefons, ist dieses auch ein Zeitkiller, und genau immer dann, wenn man sich durch einen Anruf unterbrechen läßt. Ziel ist es auf keinen Fall weniger zu telefonieren, sonder vielmehr sich weniger dadurch unterbrechen zu lassen. Dieses kann nur so erreicht werden, indem man sich für das Telefonieren einen festen Zeitraum einplant, und in der restlichen Zeit nach Möglichkeit das Telefon, zumindest für lange Gespräche, meidet. Eine andere Möglichkeit die die Technik heute bietet ist der Rückruf: Man läßt es erst einmal klingeln und ruft später selber zurück.
Ähnliches läßt sich auch auf Gespräche unter Kollegen im gleichen Raum oder auf ungeplante Besuche übertragen, seien sie spontaner, privater oder auch beruflicher Natur.

Ermüdung
Die Effektivität einer Arbeit ist nur dann hoch, wenn man sich auf sie konzentrieren kann. Ist man übermüdet, leidet diese deutlich darunter. Übermüdung tritt aber nicht nur bei zu wenig Schlaf auf, sondern ist im Laufe eines Tages für jeden eine ganz natürliche Erscheinung. Jeder hat immer wiederkehrende Phasen, in denen er konzentriert arbeiten kann, und solche, in denen die Konzentration schwächer ist oder nachläßt. Da sich diese Phasen nicht verhindern lassen, sollte man zumindest bei der Auswahl und Planung der zu verrichtenden Arbeiten so vorgehen, daß man im weniger konzentrierten Zustand weniger wichtige Dinge erledigt, oder solche, die keine erhöhte Aufmerksamkeit verlangen. Hier bietet sich für viele der tägliche Kleinkram an, aber auch das Telefonieren, das einen manchmal auch aus einem 'Dämmerzustand' herausholen kann.

Diese Liste ist wahrscheinlich nicht vollständig und ließe sich noch nahezu endlos erweitern. Wichtig ist in jedem Fall, daß man zunächst seine eigenen Schwächen erkennt, bevor man damit anfängt sie zu beseitigen. Dazu bedarf es einer gewissen Strategie, die jeder für sich selber quasi maßgeschneidert erstellen sollte. Tips und Hinweise möglicher Fehler gibt es auf der folgenden Seite Strategien.