Zeitmanagement

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WeiterZurückDer Weg zu einem
effektiven Zeitmanagement

Ich weiß jetzt, wo ich Zeit sparen kann.Ziel dieses Kapitels ist eine Hilfestellung zu einem effektiven Zeitmanagement . Es sollen hierbei aber nicht zu bestimmten speziellen Situationen ebenso spezielle Lösungen aufgeführt werden. Das würde nur in eine niemals endende Liste führen. Jeder hat seine eigenen einzigartigen Zeitprobleme in seiner persönlichen und beruflichen Umgebung, die daher auch nur auf eine angemessene persönliche Weise angegangen werden können. Das folgende Kapitel bietet daher eine Hilfe zur Selbsthilfe in Form eine Sammlung von kurz kommentierten Tips, die ein positives Herangehen an ein neues Zeitmanagement ermöglichen oder häufige Fehler zwecks Vermeidung aufführt. Zunächst eine Übersichtstabelle:

  • Selbstvertrauen schaffen
  • Mangelnde Selbstdisziplin und Faulheit überwinden
  • Wenige Dinge ändern und niemals versuchen, das ganze Leben umzukrempeln
  • Dinge in kleinen Schritten ändern
  • Pareto-Regel: 20% Einsatz bei 80% Erfolg
  • Keine Perfektion anstreben
  • Klare Zielbestimmung
  • Prioritäten setzen
  • Zeit am Stück schaffen
  • Persönlichen Zeitplan aufstellen
  • Pufferzeiten einkalkulieren
  • An den Profit der Anderen denken
  • Keine Arbeit mehr aufschieben
  • Tätigkeiten kombinieren
  • Gifte Angst und Streß bekämpfen
  • Mut zum Nein sagen
  • Tägliches Teamtreffen
  • Keine frei laufenden Gedanken

Selbstvertrauen schaffen
Vor der Änderung einer eingefahrenen Situation in eine bessere befindet sich häufig der innere Schweinehund: "Das schaffst Du nie! So wie bisher geht's doch auch!"
Von dieser Einstellung sollte man sich spätestens hier trennen, sei es nun für ein besseres Zeitmanagement oder für irgend ein anderes Ziel. Mit dieser negativen Einstellung stehen wir uns immer wieder nur selber im Weg und sind unfähig zu sehen, daß man oft mit einer kleinen Änderung seinem Ziel ein gehöriges Stück näher kommen kann. Haben sie Mut, so zu sein, wie sie sind. Übernehmen sie die Verantwortung für sich, für ihre Arbeit und auch für andere.

Mangelnde Selbstdisziplin und Faulheit überwinden
Keine Frage, um eine Änderung in eingefahrenen Verhaltensweisen zu erzielen, muß man mehr einsetzen als nur die Zeit zum Lesen kluger Ratschläge. Man muß sich gerade in den Anfängen ständig selber immer wieder an das Ziel erinnern (andere tun dieses nicht), sich selbst kritisieren und sich seine Fehler vor Augen halten.
Die eigene Faulheit neue Verhaltensweisen am Anfang des Weges zu üben (und zugegebenermaßen ein wenig zusätzliche Zeit zu investieren) darf einen nicht davon abhalten, das Ziel aus den Augen zu verlieren. Auch nicht nach den ersten Erfolgen! Solange ein neues Verhalten nicht in Fleisch und Blut übergegangen ist, wird es sofort wieder durch das alte Verhalten aus dem Unterbewußtsein ausgetauscht.

Wenige Dinge ändern und niemals versuchen, das ganze Leben umzukrempeln
Bestimmt werden viele beim Durcharbeiten der Zeitkiller die ein oder andere Möglichkeit sehen, sein Zeitmanagement zu verbessern. Ein großer Fehler ist, alles gleichzeitig zu ändern und dabei den Überblick zu verlieren. Besser und in jedem Fall erfolgreicher wird es sein, zunächst nur wenige Ziele zu haben, diese aber konsequent umzusetzen. Ist die Wunschliste dennoch groß, sollte man in jedem Fall einer zeitlich sequentiellen Umsetzung einer parallelen den Vorrang geben.

Dinge in kleinen Schritten ändern
Welche der Ziele am Anfang angegangen werden soll, muß jeder für sich entscheiden. Man kann sich sich zuerst diejenigen aussuchen, die einen großen Zeitspareffekt erzielen. Der Aufwand dazu ist vielleicht relativ groß und das Erfolgserlebnis könnte erst spät genossen werden. Besser ist es in kleinen Schritten zu kleinen Zielen zu gelangen, um so schneller Erfolge zu feiern. Bei näherer Betrachtung entpuppen sich häufig die großen Probleme als die Aneinanderreihung von mehreren Kleineren. Der Aufwand zur Beseitigung wirkt in einem solchen Fall nur dann groß, wenn man das Ziel in einem einzigen Schritt erreichen will. Also: Immer nur kleine Schritte. Ich bin jetzt viel schneller am Ziel.Das sind die einfacheren und haben deutlich mehr Aussicht auf Erfolg!

Pareto-Regel: 20% Einsatz bei 80% Erfolg
Jeder kennt es: Bei vielen Aufgaben gehen die ersten Schritte leicht von der Hand, hat man sich erst einmal dazu entschlossen die Arbeit konzentriert zu beginnen. Man kommt in kurzer Zeit mit relativ großen Schritten vorwärts. Je näher man jedoch auf das Ende zukommt, um so länger dauert es, die letzten Prozente bis zur Fertigstellung zu erledigen.
Die Pareto-Regel besagt recht einfach, daß man schon nach 20% der eingesetzten Zeit ca. 80% der Lösung erarbeitet hat. Kaum zu glauben, aber achten Sie mal darauf. Durch `Konstruktives Schlampen´ bieten sich offenbar ein großes Potential zum Einsparen von Zeit. Zugegeben, nicht bei jeder Aufgabe kann man es sich leisten weit vor 100% Marke aufzuhören. Untersucht man jedoch einmal kritisch alle täglichen Aufgaben, so gibt es viele, bei denen die letzten 20% gar nicht so wichtig sind, sich schnell ändern können oder gar überflüssig sind. Man kann mit der Pareto-Regel und dem Herunterschrauben der eigenen Ansprüche bei vielen Aufgaben täglich sehr viel Zeit einsparen.

Keine Perfektion anstreben
Wie die Pareto-Regel oben schon angedeutet hat, man kann nahezu endlos viel Zeit für das Ausfeilen der letzten Prozente aufbringen, um eine Arbeit bis zur Perfektion zu treiben. Sicher, manche Arbeiten müssen bis in die letzten Prozenten ausgefeilt werden, aber eben nicht alle! Im Herbst die ersten 1000 gefallenen Blätter eines Baumes aufzufegen ist schnell erledigt: Aufwand ca. 20% für 80% der Blätter. Wieviel Zeit benötigt man für die letzten 100 Blätter, die einzeln und weit verbreitet herumliegen? Selbst wenn man sich die Mühe macht und diese auch noch aufsammelt, wie lange dauert es bis nach dem Aufsammeln 10 weitere Blätter vom Baum gefallen sind und sich der alte Zustand wieder eingestellt hat? Man sieht: So manche Arbeit ist überflüssig und man kann sie sich schenken.Na also, gut gezielt ist halb getroffen!

Klare Zielbestimmung
Neben einem klar definierten Ziel sollten folgende Dinge nicht außer Acht gelassen werden

  • Ist das Ziel von mir erreichbar und nicht zu hoch gesteckt?
  • Kann ich es durch meine eigene Beeinflussung erreichen?
  • Ziel steht in keinem Widerspruch zu anderen und kann es konfliktrei zu anderen Zielen erreicht werden?
  • Was genau muß geändert werden (z.B. Verhalten), um zu dem Ziel zu gelangen?

Prioritäten setzen
Bevor man mit der täglichen Arbeit beginnt, sollte man sich vorher die Priorität jeder einzelner Aufgabe klar gemacht haben. Das verhindert, daß man vielleicht morgens schon viele unwichtige Dinge erledigt hat, aber genau wegen der einen wichtigsten Arbeit (die am nächsten Morgen abgeschlossen vorliegen muß) abends nicht nach Hause kommt und `nachsitzen´ muß.
Reicht die Zeit für die Erledigung sämtlicher Arbeiten nicht aus, muß ein Aufschiebeplan erstellt werden, der die Arbeiten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit katalogisiert. Im Falle eines Aufschiebens sollten die Konsequenzen klar definiert sein.
Die Priorisierung von Aufgaben ist eine Kernaussage des Zeitmanagements. Um Prioritäten festzusetzen kann eine Klassifizierung entsprechend der Wichtigkeit (Muß es erledigt werden?) und Dringlichkeit (Bis wannmuß es erledigt werden?) durchgeführt werden.

  • Wichtig und dringend
    Diese Aufgaben sollten immer sofort und selber durchgeführt werden.
  • Wichtig, aber nicht dringend
    Diese Aufgaben machen später häufig alleine auf sich aufmerksam und können daher verschoben werden.
  • Dringend, aber nicht wichtig
    Diese Aufgaben können, falls möglich, delegiert werden. Ist dies nicht möglich (soll es ja auch geben) erst nach den wichtigen und dringenden Aufgaben erledigen.
  • Weder dringend, noch wichtig
    Wer nicht wichtige und nicht dringliche Aufgaben erledigt, ist selber Schuld. Nicht erledigen, Zeit sparen und ab in den Papierkorb damit!

Zeit am Stück schaffen
Es passiert so häufig: Man fängt eine Arbeit an und wird früher oder später unterbrochen, ob durch einen Telefonanruf, ein Zuruf vom Kollegen oder ein ‘allzu dynamischer’ Prioritätenwechsel vom Chef. Gleichgültig wodurch, für die Arbeit bedeutet dieses immer zwei Dinge:

  • Eine Unterbrechung führt zu einem Abriß des Arbeitsflusses und des Gedankenstroms
  • Für das erneute Anlaufen des abgerissenen Gedankenstroms muß Zeit aufgewendet werden. Häufig muß man an einer Stelle vor der Unterbrechung wieder aufsetzen, und einige Gedanken noch einmal durchspielenOK, 2 Stunden reicht hierfür.

Die Effektivität einer Arbeit kann daher nur dann hoch sein, wenn diese nach Möglichkeit an einem Stück - eben ohne Unterbrechungen - erledigt wird. Man sollte daher vor dem Beginn darauf achten, daß man sich selbst genügend Zeit für das Abarbeiten reserviert und nicht z.B. 10 Minuten vor der Mittagspause anfängt. Vielleicht gibt es im täglichen Arbeitsablauf Phasen, an denen man weniger gestört wird, z.B. früh morgens wenn noch nicht alle Kollegen im Büro sind und auch das Telefon seltener klingelt, oder abends, wenn die meisten schon auf dem Heimweg sind. (Beides gleichzeitig wäre schlecht, dann sind Sie nämlich zu lange im Büro ;-)
Unvermeidliche Unterbrechungen kann man höflich und freundlich mit einem kleinen Hinweis auf Effektivität auf später verschieben (Mut zum `nein´ sagen) oder sich kurz das Wichtigste notieren. Nach Möglichkeit nicht die angefangene Arbeit unterbrechen!

Persönlichen Zeitplan aufstellen
Wie wir schon gelernt haben, hat jeder innerhalb eines Tagesablaufs seine kreativen und seine eher müden Phasen. Auf deren Verteilung haben wir einen gewissen Einfluß, aber eben nur einen kleinen. Wenn man nach dem Mittagessen müde wird, wird man eben müde. Das ist bei allen so. Eine OK, das mach' ich zuerst, und dann ...gute Strategie im Sinne des Zeitmanagements ist es, in den jeweiligen Phasen die jeweils passende Tätigkeit zu verrichten. In den kreativen Phasen die ruhige Kopfarbeit, in den eher müden Phasen vielleicht das ein oder andere Telefonat, Papierkram wegheften oder weniger wichtige Emails beantworten.
Für diese Zeitplanstrategie muß sich jeder zunächst einmal selbst und seine Phasen im Laufe eines `normalen´ Tages analysieren und seine verschiedenen immer wieder kehrenden Arbeiten diesen Phasen zuordnen.

Pufferzeiten einkalkulieren
Rechnen sie bei ihrer Zeitplanung genügend Pufferzeit für unerwartete Ereignisse ein, um nicht oder zumindest seltener in Zeitnot zu geraten, wenn sie für eine geplante Aufgabe plötzlich weniger Zeit zur Verfügung haben. Allgemein sollte man nicht mehr als 60% seines Arbeitstages mit festen Arbeiten verplanen. Mehr würde nur funktionieren, wenn man sich in einem Raum ohne Telefon abschließt.

An den Profit der Anderen denken
Wichtig! Bei allem was man für sich plant und durchführt, sollte man den Profit der anderen im Auge behalten. Profitieren andere durch das eigene Tun, kann man erfahrungsgemäß mit weniger Gegenwehr rechnen, bzw. die zu leistende Überzeugungsarbeit fällt geringer aus. Anders herum im Sinne des Zeitmanagements ausgedrückt, je mehr Argumente vorgebracht werden, die dem Profit des Gegenübers dienen und ihm einen Vorteil verschaffen, um so weniger Zeit muß für die Durchsetzung einer Sache aufgebracht werden.

Keine Arbeit mehr aufschieben
Wer Arbeit aufschiebt, möchte häufig die Verantwortung für diese nicht übernehmen. Der Grund kann eine zu hohe Erwartung sich selbst gegenüber sein, die letztlich Angst erzeugt, dieser Erwartung nicht standhalten zu können. Also, die eigene Erwartung herunterschrauben und vielleicht die Pareto-Regel (20% Aufwand, 80% Erfolg) anwenden. Keiner ist perfekt und alle machen mal Fehler. Besser einen Fehler bei der Erledigung der Arbeit machen als sich vor der Arbeit zu verstecken!

Tätigkeiten kombinieren
Falls möglich, kombinieren sie verschiedene Tätigkeiten. Warum soll eine Besprechung mit einem Kollegen direkt nach der Mittagspause stattfinden? Machen sie mit dem Dann bis zur nächsten Zugfahrt.Kollegen (natürlich erst nach dem Essen) einen Spaziergang und führen sie unterwegs die Besprechung durch. Eine andere Umgebung beflügelt häufig die Kreativität in überaus großem Maß. Befindet man sich in Zeitnot ist mit Zustimmung des Kollegen vielleicht auch die Zeit während des Mittagessens nutzbar. Dieses sollte natürlich eine Ausnahme darstellen. Andere Beispiele sind:

  • Vorbereitung in öffentlichen Verkehrsmitteln auf dem Weg von und zur Arbeitsstelle
  • Hörkassetten während der Autofahrt. Hier gibt es mittlerweile eine große Auswahl, übrigens auch aus fachlichen Bereichen wie dem Selbstmanagement
  • Frühstück mit in die Bahn nehmen und dafür etwas später aufstehen
  • Bei einer guten Anbindung öffentliche Verkehrsmittel benutzen und die Fahrzeit nutzen: Zeitung lesen, Tagesplanung durchführen, Homepage schreiben. Wer sucht wird Arbeit finden, die er in der Bahn erledigen kann. Wer gerne gute Bücher liest wird Zeit für sein Hobby finden. Demgegenüber ist die Fahrzeit im Auto zu nahzu 100% verloren.
  • Aber auch im Auto können einige Arbeiten z.B. in Stau- oder rote-Ampel-Situationen erledigt werden: Tagesplanung, Telefonate (aber nur mit Freisprecheinrichtung!)

Die Aufmerksamen werden jetzt sicherlich bemerkt haben, daß ich sehr viel Zeit in der Bahn nutze.

Gifte Angst und Streß
Angst und Streß wirken sich stark negativ auf die Effektivität der Arbeitsleistung aus. Man wird ständig durch seine negativen Gedanken abgelenkt und kann sich nicht auf die Arbeit konzentrieren. Streß zeigt sich häufig durch

  • leichte Erregbarkeit und Nervosität
  • man kann zu Hause nicht abschalten
  • man kommt häufig zu spät
  • man kann nicht gut zuhören und ist bei Gesprächen nicht bei der Sache
  • auch die Freizeit ist mit Aktivitäten vollgepackt
  • und viele andere mehr ...

Ein Zeitmanagement kann jedoch nur in einem ausgeglichenen Zustand effektiv sein. Daher kann es bei diesem Symptomen zunächst nur ein Ziel geben, nämlich Streß und Angst abzubauen. Streß ist häufig eine Folge der Angst und Angst eine Folge von zu hohen Erwartungen sich selbst gegenüber. Vielleicht möchte man zu perfekt sein und niemals Fehler machen. Vielleicht fehlt nur ein kleines Stückchen Mut für eine Entscheidung, oder vielleicht denkt man zu häufig an das, was andere bei der Entscheidung denken könnten. Vielleicht hat man einfach nur zuviel Respekt anderen gegenüber und glaubt, `die da´ können es besser. Alles das sollte man augenblicklich fallen lassen, sich Mut für seine Entscheidungen nehmen und aus seinen Fehlern lernen. Schlimmer als Fehler machen ist nur keine Fehler zu machen (und daher nichts dazu zu lernen).

Mut zum Nein sagen
Wie wir im Kapitel Zeitkiller gelernt haben kann man sich selbst durch `konsequentes Ja Sagen´ sehr in Zeitnot bringen und so seinen eigenen aufgestellten Zeitplan gefährden. Deshalb im Sinne einer konsequenten Zeitplanung:

  • nicht sofort Ja sagen, sondern Bedenkzeit erbitten
  • bei einem Nein deutlich die eigene Sichtweise kommunizieren
  • niemals Ja sagen wenn der Termin sowieso nicht eingehalten werden kann
  • niemals immer nur Ja sagen, sonst wird ein Ja bei jeder Gelegenheit von ihnen erwartet

Alternativen zu einem klaren Ja oder Nein gibt es auch:

  • zu einem anderen Termin zusagen
  • nur einen Teil der Tätigkeit übernehmen

Tägliches Teamtreffen
Bei Teamarbeiten ist es für das tägliche Geschäft sinnvoll, sich an jedem Tag zu einer definierten Zeit zu treffen. Hiermit beugt man über den ganzen Tag verteilten sporadischen Störungen vor, da jedes Teammitglied weiß, wann und wo es sein Anliegen vorbringen kann. Weiterer Vorteil ist hierbei, daß beim Vorbringen alle anderen Beteiligten ebenfalls anwesend sind und Anliegen nicht mehrfach vorgebracht werden müssen.

Keine frei laufenden Gedanken
Manchmal reicht ein kleiner visueller oder akustischer Reiz von außen aus, um die Arbeit zu unterbrechen und seinen Gedanken freien LaÄhhhh, wo war ich doch gleich noch?uf zu lassen. Manchmal ist man sogar dankbar dafür. Gegen ein paar Abschweifungen pro Tag mit Blick aus dem Fenster ist sicherlich nichts einzuwenden. Man sollte dieses jedoch nicht zur Gewohnheit werden lassen, denn für jede dieser Unterbrechungen geht Zeit verloren, in der man nicht real an der Stelle sein kann, an die einen die Gedanken getragen haben. Bei häufigen Abschweifungen in die Gedankenwelt kann man aktive Maßnahmen ergreifen, wie z.B.:

  • Mit Gedankenstopp ungewollte und störende Gedanken abwehren
  • Ideen als auch negative Gedanken aufschreiben damit man diese später wieder aufgreifen kann
  • Unergiebige Selbstgespräche sofort stoppen

Häufig haben Gedankenabschweifungen Ursachen, die sich u.U. abstellen lassen, z.B.

  • zu vieles wird auf die eigene Person bezogen und mit einem Angriff gleichgesetzt
  • Schwarzweißdenken, das keine Zwischenwerte zuläßt
  • Kleinigkeiten werden überbewertet und es tritt eine Überreaktion auf

 

Auf dieser Seite ist eine Sammlung von Fragen zum Thema Zeitmanagement aufgeführt, die man sich selber stellen kann, um.sein persönliches Zeitmanagemant effektiv zu gestalten.

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