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Eine Präsentation vorbereiten

Selbst wenn man das Thema der Präsentation aus dem Ärmel schütteln kann, die Vorbereitung der Präsentation ist äußerst wichtig - will man einen guten Eindruck hinterlassen!
Das Ziel einer Präsentation kann es ja nicht sein, die anderen mit einem Schwall von Fachbegriffen und kompliziertesten Dingen, denen man als Zuhörer in der Präsentation nicht folgen kann, von seiner Genialität zu überzeugen. Ziel sollte es immer sein, den Zuhörern ein bestimmtes Wissen zu vermitteln, sei es um dieses weiterzugeben oder um die Basis für gemeinsames Arbeiten zu legen (Teamwork).
Die Gestaltung der Präsentation sollte dabei stets so erfolgen, daß die Zuhörer dem Präsentierenden folgen können ohne den Faden zu verlieren. Alles andere wäre verschwendete Zeit. Tiefgehende Details, die sich die Zuhörer selbst beim aufmerksamsten Zuhören nicht merken können, sollte man aus der Präsentation fernhalten und können zum Nachlesen oder zum Vertiefen nachgereicht werden oder an dem Präsentationsmaterial (Folien) hinten angehängt werden.
Den Faden als Publikum zu verlieren - oder ihn eben verfolgen zu können - ist stark vom Wissensstand des Publikums abhängig. Dieser ist bei jeder Präsentation ein anderer. Was an Wissen weitergegeben werden soll, darf einerseits das Publikum nicht langweilen und es andererseits nicht überfordern. Beides führt früher oder später zu unüberwindlicher Müdigkeit! Zusätzlich gibt es auch noch unterschiedliches Publikum, das ganz speziell behandelt werden will:

• Kollegen aus der eigenen Gruppe, die ungefähr den gleichen Kenntnisstand haben.
• Kollegen aus anderen Gruppen, die entweder keine, nur wenig oder schon relativ viel über das entsprechende Thema wissen.
• Fachleute aus anderen Firmen, mit denen man Wissen austauschen möchte, die aber bestimmte Interna der eigenen Firma nicht wissen wollen, sollen oder dürfen.
• Laien, denen man sein Arbeitsgebiet (z.B. ASIC's) ein wenig näher bringen möchte, um damit ihr Interesse zu wecken.
• Publikum, das an einem bestimmten Bereich interessiert ist um einen Überblick zu bekommen, aber mit keinen Detailinformationen überflutet werden möchte.

  Ziel der Präsentation definieren Detailebene definieren Präsentationsmaterial sammeln Präsentationsmaterial auswählen Material in einen Informationsfluß bringen Sich Fragen des Publikums ausdenken Start der Präsentation Hauptteil der Präsentation Design der Präsentationsseiten Schluß der Präsentation Randbedingungen beachten Die Präsentation trainieren

Was für das eine Publikum gut ist, kann für das andere Publikum schlecht sein. Daher sollte aus all den oben aufgeführten Gründen eine Präsentation immer auf das jeweilige Publikum zugeschnitten sein. Und das erfordert eine entsprechende Vorbereitung! Aber wie macht man das am besten und worauf sollte man achten?
Die Antwort auf diese Fragen ist nicht leicht und generell zu beantworten. Letzten Endes hängt es von vielen Dingen ab, die bei der Vorbereitung einer Präsentation berücksichtigt werden sollte. Daher soll das Folgende stichpunktartig (ohne entsprechende zu konkrete Beispiele aus der Praxis) einen roten Faden darstellen, an dem man sich während der Vorbereitung seiner Präsentation Punkt für Punkt entlang hangeln kann.
 

Ziel der Präsentation
Das wichtigste an einer Präsentation ist das Ziel, das ich verfolgen möchte. Verliert man dieses während einer Präsentation aus dem Auge, war die Zeit für sich und die Zuhörer mehr oder weniger vergebens. Eine gute Strategie zur Vorbereitung ist es daher, sich das Ziel genau bewußt zu machen, es auszuformulieren und es in seinem Präsentationsmaterial am besten auf einer der ersten Seiten festzuhalten. Anhand dieses Ziels können auch all die weiteren Punkte ausgerichtet, priorisiert oder u.U. verworfen werden. Hier eine erste Hilfestellung zur Findung des Was? und der Absicht bzw. dem Grund der Präsentation:

• Was soll präsentiert werden?
• Firma
• Produkte
• Vorteile
• Eigenschaften
• Service
• neuer Kunde
• Wem soll wie etwas präsentiert werden?
• Sollen bestimmte Leute von etwas überzeugt werden
• Soll neues Wissen und Erkenntnisse vermitteln werden
• Sollen bestimmte Entscheidungen herbeigeführt werden
• Soll Rechenschaft über bestimmte Dinge abgelegt werden
• Soll in einem bestimmten Personenkreis Interesse geweckt werden

Detailebene der Präsentation
Neben dem eigentlichen Thema beinhaltet das Ziel auch die Detailebene, die vermittelt werden soll:

• Detailliertes Fachwissen (wie funktioniert das genau)
• Vorteile/Nachteile (wenn jemand überzeugt werden will)
• Wissensüberblick (was ist das)
• Status bzw. Zusammenfassung eines Projektes (Ansammlung von Fakten)

Das Präsentationsmaterial
Entsprechend des gefundenen und deutlich formulierten Ziels geht es im weiteren darum, das passende Informationsmaterial zusammenzustellen. Neben dem eigenen Wissen und seinen Erfahrungen gibt es häufig viele Quellen. Hier als Anregung eine kleine Auswahlmöglichkeit:

• Dokumentation, Bücher und Fachzeitschriften
• ältere Präsentationen über das gleiche oder ein ähnliches Thema
• alte Projekte und deren Dokumentationen
• Kollegen, die in dem jeweiligen Gebiet ein fundierteres Fachwissen haben
• Internet-Recherche (Stand der Technik, wie machen es andere, was gibt es an Dokumentation)
• öffentliche Bibliotheken
• eigenes Archiv an elektronischer Dokumentation auf seinem PC
• Ereignisse und Geschichten
• Kundenkartei
• Werbemittel

Auswahl des Präsentationsmaterials
Nicht alle gesammelten Informationen können, brauchen oder dürfen an das Publikum weitergegeben werden. Wichtig ist zunächst nur einmal das man 'Alles' hat und möglich nichts vergessen kann. Daher findet in einem zweiten Schritt die Auswahl des Präsentationsmaterials statt, das man anhand bestimmter Kriterien, die sich am Ziel orientieren, für die Präsentation benutzen oder verwerfen kann. Kriterien können sein:

Material benutzen    Material verwerfen wichtige Information Information ist gefragt nötig um den Hintergrund anderer Informationen zu erklären unwichtige Information zu viele Details (dauert zu lange); u.U. nachreichen? zu kompliziert zu erklären; u.U. nachreichen?

Bei der Auswahl des Präsentationsmaterials sind weiterhin folgende Punkte zu beachten, um z.B. doppelte Informationen an das Publikum vermeiden oder die Inhalte anderer Präsentationen nicht zu verdrängen. Insbesondere wenn an einem Treffen mehrere Präsentationen gehalten werden sollen, ist eine Absprache mit den anderen Präsentierenden ratsam:

• Es findet nur die eigene Präsentation statt
  - die Fokussierung auf die eigene persönliche Auswahl ist möglich
• Es finden mehrere Präsentationen statt
  - Themen der anderen Präsentationen sollten sich möglichst nicht (jedenfalls nur sehr wenig)
     mit der eigenen überschneiden
  - Reihenfolge der Präsentationen beachten
  - Wann ist die Hauptpräsentation und was ist ihr Thema
  - Wo gibt es einen Bezug zu anderen Präsentationen
  - Stellenwert der eigenen Präsentation
  - Zeitrahmen und Reihenfolge der eigenen Präsentation
• Sinn und Art der Veranstaltung
  - Tagung
  - Schulung
  - Verkaufsgespräch
  - Informationsaustausch

Informationsfluß
Nachdem nun die Detailinformationen feststehen, die wir präsentieren wollen, müssen diese in eine sequentielle Folge gebracht werden, die einer gewissen Logik gehorcht:

• Die Informationen sollten aufeinander aufbauen
• Keiner sollte direkt mit der Tür - dem Hauptthema - gleich zu Beginn ins Haus fallen
• Informationen die zum Verständnis des weiteren benötigt werden, sollten logischerweise zuerst aufgeführt werden
• In der Kompliziertheit des Vorgetragenen sollte eine stetige Steigung erkennbar sein, statt einem ständigen nicht nachvollziehbaren auf und ab

Geht es in der Präsentation an bestimmten Stellen um Überzeugungsleistung, ist eine Anordnung der Informationen nach folgender Kette hilfreich:

1. Behauptung (Worüber will ich in den nächsten paar Minuten referieren?)
2. Beweis (Warum ist das so?)
3. Informationen, die der Beweisführung dienlich sind?
4. Prognosen
5. Maßnahmen (um etwas zu unterstützen oder zu verhindern)

Bei den Informationen oder den vorgetragen Argumenten zur Beweisführung sollten aufgrund einer besseren Einbeziehung des Publikums folgende Regeln beachtet werden:

• vom Allgemeinen zum Besonderen
  (Steigerung; Orientierung auf ein Ziel bzw. auf das Hauptthema)
• von den Auswirkungen zu den Ursachen
  (Dramaturgie; jeder fragt sich bei den Auswirkungen: Warum ist das so?)
• vom Angenehmen zum Unangenehmen
  (Wunsch nach Angenehmen. Das Unangenehme am Ende muß verhindert werden.)
• vom Problemen zu den Lösungen
  (Dramaturgie; jeder erkennt die Probleme und möchte sie verhindern. Die Lösungen oder Vorschläge in der folgenden Präsentation sind dann ein naheliegender Weg dahin.)

Fragen ausdenken
Zu den ausgesuchten Fakten, die man präsentieren möchte, kann man sich schon zur Vorbereitung die ein oder andere Fragen ausdenken, die das Publikum wahrscheinlich stellen würde. Dieses zwingt einen auf der einen Seite dazu sich in das Publikum hineinzuversetzen und seine Interessen abzuschätzen, und verhindert andererseits später die ein oder andere längere Denkpause, in der man sich um eine Antwort bemühen muß. Ein weiterer Vorteil ist, daß man so selbst leicht Probleme und Schwächen der Argumentationskette innerhalb der Präsentation entdeckt. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Was ist die Erwartungshaltung des Publikums?
• Was ist der Wissensstand des Publikums?
• Ist es eher eine Art Pflichtveranstaltung oder kommt das Publikum aus eigenem Interesse und möchte viel mehr erfahren als präsentiert werden soll?

Überzeugungen verkaufen
Soll die eigene Überzeugung dem Publikum näher gebracht werden, darf man nur Vorteile dieser Überzeugung aufführen und sollte die Dinge positiv darstellen. Jedoch ohne zu lügen! Natürlich hat aber alles zwei Seiten - selbst die eigene Überzeugung! Um daher der Gegenseite möglichen Angriffen die Luft aus den Segeln zu nehmen, sollten gegnerische Argumente vorweg genommen und abgeschwächt werden, bevor der Überzeugungsgegner sie aufführt und uns aussehen läßt, als hätten wir daran nicht gedacht. Beispiel: “Das ... sieht auf den ersten Blick zwar wie ein Nachteil aus, aber ...”. Für die Gegenseite grundsätzlich immer Verständnis zeigen. Es gibt Gründe für deren Haltung!
Überzeugen fängt niemals mit einem Angriff an! Nach Möglichkeit Ungereimtheiten aufdecken ("Das ... stimmt zwar, aber haben Sie daran gedacht, daß ...."), an das schlechte Gewissen appellieren ("Aber Sie wollen doch nicht ...") und Ängste wecken ("Man kann doch nicht ... Dann passiert nämlich ...")

Dramaturgie und Start der Präsentation
Der Begriff Dramaturgie ist schon vorher genannt worden. Dramaturgie ist ein Mittel um das Publikum auf die Präsentation und ihrem Inhalt aufmerksam zu machen und es unterwegs bei der Stange zu halten, selbst wenn es mal ein wenig trocken dahergeht oder langweilige Dinge angesprochen werden müssen. Die Präsentation als Gesamtheit sollte niemals nur bloße Fakten aufzählen, sondern immer auch die Emotionalität des Publikums mit einbeziehen:

• ein eindeutiges Startsignal zu Beginn der Präsentation geben
• Begrüßung und Vorstellung der eigenen und aller an der Präsentation beteiligten Personen (soweit nicht schon bekannt)
• einige Informationen (grob) vorweg (z.B. Länge der Präsentation, wer macht was, Pausen, ...)
• Grund der Präsentation
• Ablaufsübersicht der Präsentation mit Themen, Zeitabschnitten und eingeplanten Pausen

Dann wird es wichtig und wir kommen zum eigentlichen Thema!

• für die Aufmerksamkeit zu Beginn eine interessant gestaltete erste Präsentationsseite
• eine packende Einleitung ausarbeiten
• eine Ausgangsfrage stellen, zu der die Präsentation eine Antwort liefert
  (Jeder möchte die Antwort dazu mitbekommen und paßt daher gut auf)
• wann immer möglich, neugierig machende Titel und Überschriften verwenden

Hauptteil der Präsentation
Für den Hauptteil der Präsentation benötigt man eine Argumentationskette, die logisch aufbaut und eine Steigerung zu der Problemlösung, zu dem eigenen Vorschlag oder zu seiner Überzeugung enthält. Hierbei keinesfalls die Emotionalität des Publikums außer acht lassen sondern immer wieder darum kämpfen, die Aufmerksamkeit zu behalten oder wieder zu bekommen. Höhepunkte deutlich markieren und das Publikum durch Augenkontakt, Fragestellungen oder direktes Ansprechen einzelner Personen (andere könnten dann ja auch drankommen!) mit einbeziehen.

Design der Präsentationsseiten
Die Informationsgehalt einer Präsentationsseite sollte niemals überlastet werden. Daher gilt die Regel, die man möglichst immer einhalten sollte: Eine Kernaussage pro Seite! Lieber ein paar Seiten mehr gestalten als eine mit Informationen vollgepfropfte Seite, bei der man nicht mehr die gewollten Aussagen erkennen kann. Die Gestaltung der Seiten nicht so festlegen, daß zu viele unterschiedliche und farbenfrohe Gestaltungselemente nicht von der Kernaussage ablenken. Wenige Fonts in zwei oder drei Größen und eine neutrale Farbgestaltung benutzen. Das Element der Kernaussage (Bild oder Textpassage) kann sich davon leicht hervorheben.
Niemals ausformulierte Texte mit in die Seiten aufnehmen. Diese werden vom Publikum gelesen. Was während dieser Zeitspanne gesagt wird, wird nicht wahrgenommen!
Bilder, Grafiken und Tabellen komprimieren Informatinen und lockern das Gesamtbild auf. Da Bilder mehr sagen als 1000 Worte und sehr leicht komplexe Inhalte und Zusammenhänge erklären können, braucht man mit ihnen nicht sparsam umgehen. Doch auch bei den Bildern gilt das gleiche wie für Worte: Nur das Wesentliche bzw. die Informationen dort aufnehmen und darstellen, die weitergegeben werden sollen (Informationsreduktion). Zusätzliche Informationen lenken den Zuhörer nur vom Zuhören ab.
Bei Grafiken lieber Standarddarstellungen wie z.B. Kuchendiagramm benutzen, deren Aussage sofort klar wird, statt auf eigene Erfindungen zurückzugreifen. Zahlen runden und bei Diagrammen eine klar lesbare Legende anlegen.

Schluß der Präsentation
Auch der Schluß der Präsentation muß eindeutig gekennzeichnet sein um für die folgende Zusammenfassung wirklich noch einmal von allen die Aufmerksamkeit zu bekommen. Eine Schlußeinleitung wie: "Ich komme nun zum Schluß meiner Präsentation und möchte noch einmal eine kurze Zusammenfassung geben. ..." ist nicht zu überhören und rüttelt auch die hartgesottensten Döser wieder auf.
Die Zusammenfassung ist sehr wichtig, da in dieser noch einmal die Ziele und das Anliegen wiederholt und die Kernaussagen noch einmal zur besseren Erinnerung ins Gedächtnis geholt werden.
An die Zusammenfassung sollte ein emotionaler Appell und ganz wichtig, ein Aufruf zur Tat erfolgen. Mit einer Aussage wie "Versuchen Sie doch auch mal ..." oder "Wenn Sie .... machen, werden Sie schnell sehen, daß ..." erhöht man die Chance, daß das Publikum sich auch nach der Präsentation mit dem vorgetragenen Thema beschäftigt und nicht die Veranstaltung nach dem Schlußwort schlichtweg abhakt und der täglichen Arbeit wieder nachgeht.

Am Ende der Präsentation sollte man dem Publikum noch immer die Gelegenheit zum Fragen oder einer weiterführenden Diskussion geben. Diese gibt einem selber auch noch einmal die Möglichkeit, seine Argumente vorzubringen und verbliebene Zweifel auszuräumen. Planen Sie den zeitlichen Aufwand für diese Phase nicht zu knapp ein. Er kann manchmal zwischen Erfolg oder Scheitern entscheiden.

Auf die Randbedingungen achten
Das Ziel und dessen Erreichung ist häufig an mehrere Parameter gekoppelt, auf die man keinen Einfluß hat. Dennoch müssen diese von Anfang an möglichst gut mitberücksichtigt werden um das Ziel zu Beginn realistisch festzulegen und später während der Präsentation auch erreichen zu können. Hierzu gehören:

• die geplante Redezeit
• Zeitpunkt der Präsentation (erste Präsentation am Tag, direkt nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend?)
• die vorhandenen Werkzeuge (Overheadprojektor, Beamer, ...)

Um viele Randbedingungen zu berücksichtigen, kann man sich folgende Fragen stellen:

• Was genau ist der Anlaß der Präsentation und wie ist der Ablauf geplant?
• Warum die Präsentation in dieser Veranstaltung?
• Warum zu diesem Zeitpunkt?
• Was ist das Ziel der Veranstaltung?
• Wie ist der Gesamtablauf geplant?
  - Eröffnung
  - Präsentation
  - Diskussionsrunde / Fragerunde
• Wie ist die Atmosphäre während der Präsentation?
• formell, feierlich oder eher formlos
• Ist für das leibliche Wohl gesorgt?
• Kleinere Pausen für frische Luft zur Wiederauffrischung der Konzentration
• Getränke wie Kaffee, Säfte oder Wasser
• Essen wie Kekse während der Präsentation oder belegte Brötchen oder ein kleiner Imbiß in einer größeren Pause
• Wie ist die Struktur des Publikums?
• Ist mit Publikumsverkehr zu rechnen (kommende und gehende Zuhörer)?
• Wie ist der physische Zustand des Publikums und wie kann ich ihn verbessern?
  - Pause
  - Getränke
  - Aufheiterung
• Umgebung der Präsentation
• Ist ein Raum reserviert worden?
• Wie ist der Raum beschaffen?
• Wie ist die Ausstattung des Raumes?
• Wie ist die Position des Redners in diesem Raum?
• Sind alle technische Hilfsmittel vorhanden?
  - Projektor
  - Beamer
  - Laptop
  - Whiteboard
  - Flipchart

Die Präsentation trainieren
Um für die Präsentation eine Sicherheit aufzubauen und möglichem Lampenfieber vorzubeugen, ist es dringend ratsam, die Präsentation vor dem eigentlichen Event mindestens einmal mit allen Details durchzuspielen. Besonders wichtig ist der Start der Präsentation, den man sich am besten ausformuliert aufschreibt und auswendig lernt, damit man zu Beginn eine mögliche Blockade umgeht und keinesfalls etwas vergißt. Schließlich ist der Anfang die Hälfte von Allem. Man muß lediglich darauf achten, daß es später nicht auswendig heruntergeleiert klingt.
Natürlich kann man sich nicht auf alle Eventualitäten und Fragen vorbereiten und meistens kommt im allgemeinen nicht ohne eine Portion Spontanität aus, jedoch wird so.
Besteht die Möglichkeit einen Probedurchlauf mit einer oder gar mehreren Testpersonen durchzuführen, können diese deutlich besser Schwachstellen und Lücken in Argumentationsketten aufspüren als man dazu selber in der Lage wäre.

Nach den intensiven Vorbereitungen unserer Präsentation werden wir die Präsentation halten.